Ojenews.com Pekanbaru Riau.
Negeri Smart City Madani-Dinas Pendidikan Kota Pekanbaru yang beralamatkan di Jalan Patimura Gobah menggelar ujicoba sistem pengelolaan tatanaskah Dinas melalui Sistem Informasi Manajemen Surat (Simas), Selasa (02/10/2018) pagi.
Pengelolaan tatanaskah dinas dengan sistem elektronik ini diluncur dan diterapkan dengan tujuan untuk memberikan pelayanan prima kepada masyarakat kota pekanbaru, dan sekaligus sebagai bentuk dukungan terhadap visi Dinas Pendidikan Pekanbaru sebagai rujukan nasional serta Visi Kota pekanbaru sebagi Smart City Madani, seperti yang dijelaskan Kepala Dinas Pendidikan Kota Pekanbaru H.Abdul Jamal,M.Pd melalui Kasubag Umum Dinas Pendidikan, Irfan Maidelis.
Dijelaskannya, bahwa sitem pengelolaan tatanaskah dinas melalui sitem elektronik ini memiliki keunggulan dalam mengarsipkan dokumen-dokumen penting secara aman dan tertata rapi.
“Dengan sitem ini kita dapat megarsipkan dokumen secara rapi dan dinamis. selain itu pengambilan nomor surat masuk dan surat keluar tidak akan ada lagi tumpangtindih nomor surat antara bidang satu dengan lainnya,”jelas Irpan Maidelis.
Selain itu dengan sistem ini penyelesaian surat dapat dilaksanakan tepat waktu sesuai dengan sifatnya yakni ada surat yang amat penting atau segera, penting dan surat biasa.
“Sifat surat itu ada empat, adasurat yang amat penting dan segera diselesaikan adjuga surat yang sifatnya penting surat biasa dan surat amat segera. jadi kalau surat yang sifatnya amat segera itu harus diselesaikan segera dalam satu hari. Dengan melalui sitem Simas ini akan dapat melakukan penyelesaian surat tersebut tepat waktu sesuai dengan sifat suratnya,”urai Irfan.
Masih keterangan Kasubag Umum Irfan bahwa sistem ini juga dapat mempermudah masyarakat untuk mengontrol dan mengetahui sampai dimana proses surat mereka.
“Masyarakat dapat melihat sejauh mana proses surat mereka dengan mengakses website Disdik pekanbaru. Jadi mereka tidak perlulagi datang bolak balik kedinas untuk mengecek surat mereka, cukup dengan mengakses situs website disdik mereka sudah bisa mengetahui surat mereka sudah selesai atau belum,” Kata Irfan meidelis.
Beliau berharap program Sistem Manajemen Surat ini dapat didukung semua pihak agar pelayanan prima di Dinas Pendidikan Kota Pekanbaru dapat terwujud dengan sempurna.(dy).
